Coronavirus – information for EPFL Innovation Park Companies

Coronavirus – information for EPFL Innovation Park Companies

Please find here information and communication about the measures taken by the different economic actors and partners concerning the current situation.

Adapting to the world post COVID-19

Telework and social distancing have become the norm and have changed the daily life of many companies and their employees. Find the EPFL Innovation Park’s start-ups working on solutions and services in the covid-19 period.

Covid-19: Measures in favour of companies

Confédération Suisse: crédits transitoires pour les entreprises et les startups

22.4.2020 – the Federal Council is making liquidity assistance available to start-ups in Switzerland to supplement the Covid 19 loans.

Check the the Support Measures for Start-ups

25.3.2020 – The Federal Council is making liquidity assistance totalling CHF 20 billion available to companies in Switzerland. See online information (FR, D, IT)

Etat de Vaud - informations pour les entreprises vaudoises

La Confédération et les Cantons sont conscients des incertitudes économiques engendrées par l’évolution de l’épidémie COVID-19 et des conséquences directes sur le tissu économique.

Sont réunies sur ces pages web les sources officielles d’informations sur les mesures en place pour les entreprises et leurs modalités. 

 

SECO: Pandemic planning: what businesses need to know

SECO has launched a comprehensive “New Coronavirus” website, which focuses on the economic consequences of the spread of the coronavirus. In French or German

Canton de Genève: mesures de soutien aux entreprises

Les entreprises genevoises en difficulté ont besoin de réponses claires; elles attendent des autorités cantonales un traitement rapide et efficace de leurs besoins.
ge.ch/actualite/covid-19-mesures-soutien-aux-entreprises-21-03-2020

06.4.2020 – L’Etat, l’USPI Genève, la CGI et l’Asloca Genève s’accordent pour aider les entreprises les plus fragilisées à payer leur loyer. Consulter l’initiative

EPFL's preventive and official measures

EPFL has a dedicated page – go.epfl.ch/coronavirus – where you can find the most recent information on coronavirus (COVID-19). What preventive measures has EPFL put in place? Is there a simple way to assess my current level of risk? What hygiene precautions should I be taking? This website is a quick source of up-to-date information.

>>> go.epfl.ch/coronavirus

Innosuisse support for new project about COVID-19

Information on Innosuisse funding instruments for Innovation projects, start-up support and mentoring.

Innosuisse information regarding the COVID-19: https://www.innosuisse.ch/inno/en/home/ueber-uns/News/covid.html with 2 main infos:

 

  1. Due to the coronavirus pandemic, you can apply for project extensions, redistribution of work packages between project partners and, if the implementation partners are faced with liquidity shortages, for a reduction or waiver of cash contributions. More about project changes due to COVID-19.
  1. If you wish to start a project with InnoSuisse, the Swiss Innovation Agency will use a fast-track procedure to decide on new applications that promise to make a relevant contribution quickly to overcoming the coronavirus crisis. Submit your project now.

Innovaud: coronavirus and containment measures: guide for Vaud based businesses

Is your business experiencing difficulties due to coronavirus and containment measures? Innovaud provides links, resources and information to help you in those specific times. innovaud.ch/en/infos-covid-19

Venturelab: How to run a startup in times of Coronavirus

Between the coronavirus outbreak, the ongoing oil supply battle, and rising geopolitical tensions, global stocks have taken a bruising and putting the longest-ever “bull market” at risk and therefore also future startup financing. Many companies will face challenges such as dropping business activities, supply chain disruptions and travel bans. venturelab.ch/coronavirus

SICTIC: Swiss Startup Coronavirus Survival Cheat Sheet

The Swiss ICT Investor Club (SICTIC) collected and received in the recent few days many inputs about tools and resources available for Swiss startups, and centralized them in a public spreadsheet which you can access here: sictic.ch/survival/.

EPFL Innovation Park communication

03.6.2020 - parkings de l'EPFL en zone verte /// EPFL parking lots in green zone

English below

Chers Locataires,

L’EPFL vient de nous informer que les places de stationnement en zone verte redeviendront payantes dès lundi 8 juin 2020.

Les paiements pour la réservation des places ne seront activés qu’à partir de cette même date.

Cordialement,

EPFL Innovation Park


Dear Tenants,

EPFL has just informed us that parking spaces in green zone will again become chargeable as of Monday 8th June 2020.

The booking will only be activated on the same day.

Best regards,

EPFL Innovation Park

 

11.5.2020 - Petit guide mobilité du déconfinement

Chers résidents de l’EPFL Innovation Park,

Nous vous relayons ci-dessous le « Petit guide mobilité du déconfinement » établi par notre partenaire Mobilidée.

En espérant que cela vous soit utile,

Bonne lecture !
EPFL Innovation Park


Petit guide mobilité du déconfinement à télécharger ici:

GUIDE

 

24.4.2020 - Point de situation / News from EPFL Innovation Park

ENGLISH BELOW

Chers résidents de l’EPFL Innovation Park,

Le temps est venu de se projeter dans la planification de reprise après la période hors du commun que nous venons de traverser et que nous traversons encore.

Vous trouverez ci-dessous la communication qui a été adressée par l’EPFL à ses collaborateurs et qui couvre les grandes directives sanitaires et logistiques et qui réitère ses recommandations de télétravail dans tous les cas où cela est possible..

L’objet de ce message est de vous informer plus spécifiquement sur la situation de l’EPFL Innovation Park.

Services d’accueil et de maintenance

Notre réception reste ouverte comme tout au long de la crise chaque jour de 8h à midi.

Nous continuons néanmoins à encourager les communications par courriel ou téléphone lorsqu’il n’est pas indispensable de se rencontrer.

De même, notre service maintenance reste présent en mode alterné.

Pour rappel, les nettoyages des communs et poignées de portes ont été intensifiés par notre service d’entretien. Néanmoins restez vigilants et lavez-vous les mains aussi souvent que possible.

Politique des masques

Nous recommandons le port du masque dans les espaces publics du Park.

Pour les sociétés qui n’auraient pas encore pu s’organiser auprès de fournisseurs, nous avons commandé un stock d’appoint qui devrait être disponible dans le courant de la semaine prochaine.

Ces masques seront en vente sur commande à la réception à prix coûtant (CHF0.70/masque) par paquets de 50. Initialement un paquet par société, nous ajusterons par la suite selon les demandes.

Un bon de commande sera à compléter (reception@epfl-innovationpark.ch) et le paiement se fera sur facture pour limiter les manipulations d’argent de part et d’autre.

Restauration

Le self-service du Puur rouvrira ses portes le lundi 4 mai avec un strict fonctionnement pour respecter les règles de sécurité et de distanciation.

Les autres points de restauration rouverts sur le campus à la même date seront Cafétéria BC, Cafétéria ELA, Self-service de l’Esplanade, Self-service Ornithorynque, Cafétéria Cyber Café, Self-service le Corbusier, Cafétéria Giacometti, Self-service du Parmentier, Cafétéria Epicure, Le Négoce.

Veuillez respecter la signalétique et les règles mises en place par les services de restauration.

Garderie

La garderie La Nanosphère reprend ses activités en mode réduit dès le lundi 27 avril.

Parkings EPFL

Les parkings EPFL (y compris Colladon) sont restés en accès libre durant la période de fermeture complète de l’EPFL.

Ils devraient redevenir payants à compter de la réouverture partielle des bâtiments EPFL le 4 mai. Nous vous tiendrons informés.

Par solidarité, nous vous encourageons vivement à mettre à disposition dans ParkShare vos places de parc disponibles (places privées parking Ouest, parking Nord, parking extérieur)

https://epfl-innovationpark.ch/working-here/parkshare “Companies : how to offer one or more available spaces?”

Et pour toute question : support@epfl-innovationpark.ch

Accès Camipro pour les étudiants EPFL

Les accès camipro des étudiants ont été bloqués par l’EPFL lors de la fermeture du campus.

Pour les sociétés du Park qui ont besoin de maintenir l’accès à leurs locaux à des étudiants EPFL, il suffit d’envoyer votre demande à notre adresse camipro@epfl-innovationpark.ch, si possible avec le n° SCIPER des personnes concernées.

Etudiants stagiaires

Concernant les stages, si les entreprises souhaitent, avec l’accord de l’étudiant, commencer le stage ou le projet de Master avant le 1er septembre, ils doivent obtenir l’accord de la section de l’étudiant et/ou du coordinateur de stage pour la section.

Communications

Nous vous rappelons que nous avons créé sur le site web de l’EPFL Innovation Park la page https://epfl-innovationpark.ch/coronavirus

Nous allons prochainement y ajouter les différentes initiatives qui ont été développées par les entreprises du Park pour répondre au Covid-19 et/ou à ses effets.

En restant à disposition pour toute autre question,

Meilleures salutations,

EPFL Innovation Park


Dear residents of the EPFL Innovation Park,

 

The time has come to project ourselves into planning after the difficult period we have just gone through and are still experiencing.

You will find below the communication that EPFL has sent to its employees, covering the major health and logistics guidelines and reiterating its recommendations for teleworking wherever possible .

The purpose of this message is to inform you more specifically about the situation at the EPFL Innovation Park.

Reception and maintenance services

Our reception remains open as throughout the crisis every day from 8am to noon.

However, we continue to encourage communication by e-mail or telephone when it is not essential to meet.

Likewise, our maintenance department remains present in alternate mode.

As a reminder, the cleaning of the common areas and door handles has been intensified by our cleaning provider. Nevertheless, remain vigilant and wash your hands as often as possible.

Masks policy

We recommend wearing the mask in public areas of the Park.

For those companies that have not yet been able to arrange with suppliers, we have ordered a back-up stock which should be available within the next week.

These masks will be on sale on order at the reception desk at cost price (CHF0.70/mask) in packs of 50. Initially one pack per company, we will subsequently adjust according to demand.

An order form will have to be completed (reception@epfl-innovationpark.ch) and payment will be made on invoice to limit the handling of money on both sides.

Catering

The Puur self-service will reopen its doors on Monday 4 May with a strict operation to respect the rules of security and distance.

The other food outlets reopened on campus on the same date will be Cafétéria BC, Cafétéria ELA, Self-service de l’Esplanade, Self-service Ornithorynque, Cafétéria Cyber Café, Self-service le Corbusier, Cafétéria Giacometti, Self-service du Parmentier, Cafétéria Epicure, Le Négoce.

Please respect the signage and rules set up by the catering services.

Daycare

La Nanosphère daycare will reopen in reduced mode as of Monday, April 27.

EPFL car parks

The EPFL car parks (including Colladon) remained freely accessible during the period when the EPFL was completely closed.

They should become chargeable again as of the partial reopening of the EPFL buildings on 4 May. We will keep you informed.

As a gesture of solidarity, we strongly encourage you to make your available parking spaces available in ParkShare (private parking spaces in the Parking Ouest, Parking Nord, outside car park).

https://epfl-innovationpark.ch/working-here/parkshare  “Companies: how to offer one or more available spaces?”

And if you have any questions: support@epfl-innovationpark.ch

Camipro access for EPFL students

The students’ camipro accesses were blocked by EPFL when the campus was closed.

For companies in the Park who need to maintain access to their premises for EPFL students, simply send your request to our address camipro@epfl-innovationpark.ch, if possible with the SCIPER number of the students concerned.

Internship students

Concerning internships, if companies wish, with the student’s agreement, to start the internship or Master project before September 1st, they must obtain the agreement of the student’s section and/or the internship coordinator for the section.

Communications

We would like to remind you that we have created on the EPFL Innovation Park website https://epfl-innovationpark.ch/coronavirus.

We will soon add the various initiatives that have been developed by the Park’s companies in response to Covid-19 and/or its effects.

Please do not hesitate to contact us if you have any further questions,

Best regards,

EPFL Innovation Park

 

>>> English below

Bonjour à toutes et à tous

(…) L’EPFL commencera progressivement à rouvrir ses portes à ses collaboratrices et collaborateurs le lundi 4 mai. Cette date découle de la nécessité de réaliser des nettoyages et désinfections approfondis des locaux et de relancer un certain nombre d’installations techniques (détails ci-dessous).

LE TÉLÉTRAVAIL RESTE LA RÈGLE

Il est important de noter que seules les activités nécessitant une présence physique sur le campus et les sites pourront reprendre à partir de cette date ; pour le reste, la règle reste de recourir au télétravail. Nous voulons à tout prix éviter un retour épidémique. A ce stade, les mesures de distanciation sociale restent impératives, ce qui impose de continuer à limiter autant que possible le nombre de personnes présentes sur le campus. En particulier, les étudiants ne seront toujours pas autorisés à se rendre à l’EPFL.

Cette approche ne sera pas sans conséquence sur la reprise de vos activités. Nous en avons conscience et vous remercions d’ores et déjà pour votre compréhension.

ACCÈS AU CAMPUS EPFL ET AUX SITES DE GENÈVE, SION, FRIBOURG, NEUCHÂTEL – DÈS LE 4 MAI

Dans le détail, le plan de relance prévoit les jalons suivants :

  • Dès le 4 mai, les travaux de recherche pourront reprendre, par équipes en alternance, afin de garantir à tout instant les règles de distanciation sociale. Les meetings de groupe se dérouleront via zoom. Pour les tâches nécessitant une proximité physique entre les collaborateurs, des équipements de protection individuelle seront mis à disposition après analyse par le DSPS. La planification de cette reprise est assurée au niveau de chaque faculté et collège par des représentants désignés par les doyens, qui s’adresseront directement aux groupes de recherche pour la préparer. 
  • Reprise de certaines activités administratives exigeant une présence physique, là aussi par équipes en alternance. En revanche, la gestion du courrier et le traitement des factures tels qu’ils se déroulent aujourd’hui seront maintenus jusqu’à nouvel avis.
  • Réouverture des crèches de l’EPFL, avec un accès prioritaire pour les enfants des collaborateurs dont la présence sur le campus est impérative.
  • Sont exclues de ce plan de relance les personnes à risque et celles qui vivent avec des personnes à risque. Celles-ci doivent continuer à pratiquer le télétravail.
  • Les collaborateurs qui doivent se rendre sur le campus sont incités à le faire en véhicules individuels dans toute la mesure du possible. Grâce au principe d’alternance des équipes, les accès et places de parking seront suffisants.
  • Quelques points de restauration seront ouverts, principalement en take-away, afin de pouvoir proposer une offre minimale aux collaborateurs dans le strict respect des conditions d’hygiène et de distanciation.
  • Le Rolex Learning Center reste fermé jusqu’à nouvel avis. Un service de prêt en ligne a été mis en place par la Bibliothèque.
  • Le DFAE recommande toujours de renoncer à tout voyage à l’étranger s’il n’est pas urgent. En conséquence, les voyages professionnels à l’étranger restent interdits pour les collaborateurs de l’EPFL jusqu’à nouvel avis.
  • Les rassemblements de plus de 5 personnes étant toujours interdits jusqu’à nouvel avis, et en raison de la tenue des examens au mois d’août, les événements sur le campus et sur les sites externes, de même que les événements organisés hors sites par ou avec l’EPFL, sont suspendus jusqu’au 31 août. Cette mesure concerne aussi les soutenances publiques de thèse.

TRAVAUX PRÉPARATOIRES JUSQU’AU 4 MAI

Jusqu’au 4 mai, un ensemble de travaux préparatoires doivent être réalisés, tels que :

  • Remise en service d’infrastructures techniques qui avaient été mises au ralenti dans un but d’économie d’énergie et de protection des installations non utilisées.
  • Révision des principes d’usage de certaines plateformes scientifiques (CMi, CIBM, etc.) : tout comme dans les laboratoires, il s’agit notamment de garantir les règles de distanciation en organisant les effectifs par équipes en alternance et de réapprovisionner les stocks d’équipements de protection individuelle tels que les masques, qui avaient tous été donnés aux services de santé pour affronter le pic épidémique.
  • Nettoyage complet des zones communes, désinfection de toutes les poignées de porte.
  • Installation de systèmes de désinfection des mains.
  • Pose de signalétique spécifique.
  • Aménagement de quelques points de restauration afin de pouvoir proposer une offre dans le respect des conditions d’hygiène et de distanciation.
  • Travaux urgents dans certaines zones.

Enfin, il est important de rappeler que tout collaborateur actif sur le campus qui ressentirait des symptômes évoquant le COVID-19 doit immédiatement contacter un service de santé et se mettre en quarantaine en cas de diagnostic positif. Il devra également prévenir ses collègues et, autant que possible, toutes les personnes rencontrées avant l’apparition des symptômes.

Toutes ces mesures résultent d’un équilibre entre la santé de tous, qui reste notre priorité absolue, et un redémarrage progressif des activités de l’École. Elles peuvent être révisées en tout temps. (…)

Le site go.epfl.ch/coronavirus reste le site de référence pour toutes les questions que vous pourriez avoir.

Cordiales salutations,

Task force COVID-19

 

Dear all,

(…) EPFL will begin to gradually allow employees back on campus starting on Monday, 4 May. This date was chosen to allow us to thoroughly clean and disinfect the buildings and restart certain technical facilities (see below for more details).

REMOTE WORKING STILL REQUIRED

Please note that only those activities that require staff members to be physically present on our campus and other sites will be able to resume on that date; all other work must continue to be carried out remotely. We want to prevent a resurgence of the epidemic at all costs. At this stage, social-distancing measures remain imperative, which means that we must continue to limit the number of people on campus as much as possible. As a result, students will still not be allowed to return to EPFL.

This approach will have an impact on your ability to resume your activities. We are aware of this and appreciate your understanding.

ACCESS TO THE EPFL CAMPUS AND TO OUR SITES IN GENEVA, SION, FRIBOURG AND NEUCHÂTEL – STARTING ON 4 MAY

Our reopening plan is as follows:

  • Starting on 4 May, research-related work may resume, although it must be carried out by alternating teams in order to always comply with social-distancing rules. Group meetings must take place via Zoom. For tasks requiring employees to work in close proximity, personal protective equipment will be provided following an assessment by the DSPS team. A plan to resume activities is being drawn up by an advisory group whose members, appointed by the deans, will directly contact the research groups concerned in their respective schools.
  • Some administrative activities that require employees to be physically present will resume, here again by alternating teams. The mail and invoice processing services will continue to be carried out as they are now until further notice.
  • EPFL daycare centers will reopen, with priority given to children of employees whose presence on campus is imperative.
  • Employees who are at especially high risk or who live with anyone at especially high risk are excluded from this reopening plan. They must continue to work remotely.
  • Employees who must come to campus are encouraged to use individual vehicles if possible. Because employees will work in alternating teams, there will be enough parking spaces and easy access.
  • Some catering points will be opened, mostly in take-away mode, to offer a minimal service while ensuring a strict compliance to the safety rules.
  • The Rolex Learning Center will remain closed until further notice. The library has set up an online document-loan service.
  • The FDFA continues to discourage all non-urgent travel abroad. As a result, work-related travel abroad remains prohibited for EPFL employees until further notice.
  • Because gatherings of more than five people remain prohibited until further notice, and since the exam session will take place in August, events on campus and at our other sites, as well as events organized off site by or with EPFL, are banned until 31 August. This measure also applies to public thesis defenses.

PREPARATORY WORK BEFORE 4 MAY

Some preparatory tasks must be completed by 4 May:

  • Technical infrastructure that had been idled as a precaution and to save energy will be restarted.
  • The operating guidelines for a number of research platforms (CMi, CIBM, etc.) will be modified: just like in the labs, social-distancing requirements must be followed by setting up alternating teams and rebuilding the stock of personal protective equipment, such as face masks, all of which had been given to health-care providers dealing with the peak of the epidemic.
  • All communal areas will be thoroughly cleaned, and all doorknobs will be disinfected.
  • Hand-disinfection stations will be set up.
  • Relevant signage will be put in place.
  • Several catering points will be made available, in compliance with health-related and social distancing measures.
  • Urgent maintenance work will be carried out in some areas.

Finally, it is important to keep in mind that employees working on campus who experience symptoms indicative of COVID-19 must immediately contact a health-care provider and, in the event of a positive diagnosis, self-isolate. They must also inform their colleagues and – wherever possible – anyone they were in contact with before their symptoms appeared.

All these measures are designed to allow us to gradually restart the School’s activities while keeping everyone healthy, which is our number one priority. (…)

Please continue to consult our coronavirus website – go.epfl.ch/coronavirus – for all of your questions.

Kind regards,

COVID-19 Task Force

 

 

 

24.4.2020 - Plan de soutien / Support plan for start-ups based at Le Garage

ENGLISH BELOW

Chers entrepreneurs du Garage,

Face aux conséquences financières du Covid-19, la Fondation EPFL Innovation Park a développé un plan d’aide pour les sociétés locataires à Ecublens et à Genève. Il a été décidé d’étendre ce soutien aux start-ups installées dans les locaux du Garage.

Les sociétés souhaitant bénéficier de ce soutien sont invitées à s’annoncer sur ce lien afin d’y fournir les informations demandées d’ici le jeudi 30 avril à 18h. 

Les sociétés qui avaient déjà complété le formulaire destiné aux locataires de la Fondation EPFL Innovation Park n’ont pas besoin de compléter à nouveau ce formulaire, sauf si elles souhaitent y apporter des compléments d’information.

L’aide financière est rendue possible par les legs reçus ces dernières années de la part de Mme Vittoz et Mme Zahnd. Les aides financières sont accordées aux entreprises éligibles de manière discrétionnaire et à bien plaire. Leur attribution ne constitue pas une reconnaissance d’un quelconque autre droit ou engagement de la part de la Fondation EPFL Innovation Park ou de l’EPFL. La décision d’attribution ou de refus d’attribution, de même que le montant alloué, dépendent entièrement et uniquement du pouvoir discrétionnaire de la Fondation EPFL Innovation Park et n’ouvrent le droit à aucun éventuel recours.

Par ailleurs, vous le savez déjà, la  Confédération et les Cantons ont mis en place des aides financières. Les liens utiles se trouvent sur notre page https://epfl-innovationpark.ch/coronavirus. Et notre équipe de coaches se tient à votre disposition pour vous aider à vous adapter dans cette période difficile, vous pouvez les contacter à l’adresse coaching@epfl-innovationpark.ch.

Prenez soin de vous et de vos équipes et recevez nos meilleures salutations.

Marc Gruber, Président                                            Jean-Philippe Lallement, Directeur


Dear entrepreneurs at Le Garage,

Faced with the financial consequences of Covid-19, the EPFL Innovation Park Foundation has developed a support plan for the tenant companies in Ecublens and Geneva. It was decided to extend this support to start-ups installed in the premises of Le Garage.

Companies wishing to benefit from this support are invited to register on this link in order to provide the requested information by Thursday 30 April at 6 pm.

Companies that had already completed the form intended for tenants of the EPFL Innovation Park Foundation do not need to complete this form again, unless they wish to provide additional information.

The financial support is made possible by the bequests received in recent years from Mrs Vittoz and Mrs Zahnd. Financial assistance is granted to eligible companies on a discretionary basis and at their own decision. Their attribution does not constitute recognition of any other right or commitment on the part of the EPFL Innovation Park Foundation or EPFL. The decision to grant or refuse to grant financial aid, as well as the amount allocated, depends entirely and solely on the discretionary power of the EPFL Innovation Park Foundation and does not give rise to any right of appeal.

In addition, as you already know, the Confederation and the Cantons have set up financial aid. Useful links can be found on our page https://epfl-innovationpark.ch/coronavirus. And our team of coaches is at your disposal to help you adapt in these difficult times. You can contact them at coaching@epfl-innovationpark.ch.

Take care of yourself and your teams and receive our best regards.

Marc Gruber, President                                               Jean-Philippe Lallement, Director

08.4.2020 - Deadline for the support plan for startups and SME’s based at EIP and CBIP

ENGLISH BELOW

Chers entrepreneurs,

Suite au message d’annonce de notre plan de soutien ci-dessous, nous avons déjà reçu de nombreuses demandes.

Afin de pouvoir confirmer l’allocation des montants par entreprise, nous avons pris la décision de fixer un délai pour le dépôt des candidatures.

Ce délai est le vendredi 17 avril 2020 à 18h.

Au-delà de cette date, nous ne pourrons pas accepter de dossiers supplémentaires.

Sur la base des candidatures reçues jusqu’au 17 avril, nous finaliserons la répartition des aides d’ici au mercredi 22 avril.

Nous remercions d’avance les sociétés les plus solides qui feront preuve de responsabilité sociale en laissant la priorité aux sociétés les plus jeunes ou les plus fragiles pour l’accès à ce plan de soutien.

Avec nos meilleurs messages,
La Fondation EPFL Innovation Park


Dear entrepreneurs,

Following the announcement of our support plan below, we have already received many requests.

In order to be able to confirm the allocation of the amounts per company, we have decided to set a deadline for the submission of applications.

This deadline is Friday 17 April 2020 at 6 pm.

After this date, we will not be able to accept additional applications.

On the basis of applications received by 17 April, we will finalize the allocations by Wednesday 22 April.

We would like to thank in advance the most stable companies that will demonstrate social responsibility by giving priority to the youngest or most fragile companies for access to this support plan.

With our best regards,
The EPFL Innovation Park Foundation

03.4.2020 - Plan de soutien / Support plan for startups and SME’s based at EIP and CBIP

English below

Chers entrepreneurs,

Comme communiqué en début de semaine, la Fondation EPFL Innovation Park est fortement mobilisée pour venir en aide aux spin-offs et jeunes sociétés technologiques basées à l’EPFL Innovation Park et au Campus Biotech Innovation Park dans cette période troublée et pleine d’incertitudes.

Vous le savez déjà, la Confédération et les Cantons ont mis en place des aides financières, certaines sont déjà annoncées et d’autres en préparation. Les liens utiles se trouvent dans notre page https://epfl-innovationpark.ch/coronavirus.

Nous souhaitons également apporter notre soutien de manière subsidiaire et ciblée. Ainsi le Conseil de Fondation a approuvé un plan de soutien d’une enveloppe financière de CHF 500’000 pour venir en aide aux sociétés basées à l’EPFL Innovation Park et au Campus Biotech Innovation Park. Ce soutien sera attribué de façon individualisée en fonction de la taille de la société, de l’impact de la crise actuelle sur son développement et du montant des autres aides fédérales et cantonales potentiellement obtenues. Ces aides seront accordées de manière discrétionnaire, à bien plaire. Leur attribution ne constitue pas une reconnaissance d’un quelconque autre droit ou engagement de la part de la Fondation EPFL Innovation Park ou de l’EPFL. Nous précisons à cet égard que, notre Fondation étant elle-même logiquement impactée par la situation actuelle, l’aide financière est rendue possible par les legs reçus ces dernières années de la part de Mme Vittoz et Mme Zahnd.

De plus, notre accompagnement individualisé va au-delà de l’aspect financier. Nous mobilisons notre équipe de coaches et notre réseau de mentors pour vous aider dans la planification et la mise-en-oeuvre des mesures requises pour affronter la situation.

Par ailleurs un processus d’autorisation d’accès au site de l’EPFL sera proposé afin de permettre à nouveau, progressivement et dans la mesure des conditions de relance de l’EPFL, l’utilisation des infrastructures et des équipements dont certaines sociétés ont un besoin vital. Toutefois cela ne pourra être offert que lorsque l’EPFL pourra garantir l’encadrement et la gestion opérationnelle des dites installations. Des situations spécifiques et urgentes peuvent être soumises à la Task-force COVID-19 de l’EPFL afin qu’elle évalue si une solution d’accès exceptionnelle peut être proposée.

Ce package « FEIP COVID-19 » comprenant support financier et coaching / mentoring, sera mis en place dès la semaine prochaine.

Les sociétés souhaitant bénéficier de ce package sont invitées à ce lien, et y fournir les informations demandées. La décision d’attribution ou de refus d’attribution, de même que le montant alloué, dépendent entièrement et uniquement du pouvoir discrétionnaire de la Fondation EPFL Innovation Park et n’ouvrent le droit à aucun éventuel recours.

Soyez assurés de notre volonté et notre détermination dans la mise en place de ces mesures.

Prenez soin de vous et de vos équipes et recevez nos meilleures salutations.

Marc Gruber, Président
Jean-Philippe Lallement, Directeur


Dear entrepreneurs,

As communicated at the beginning of the week, the EPFL Innovation Park Foundation is strongly mobilized to help the spin-offs and young technology companies based at the EPFL Innovation Park and the Biotech Innovation Park Campus in these troubled and uncertain times.

As you already know, the Confederation and the Cantons have put in place financial aid, some of which has already been announced and others are in preparation. Please refer to: https://epfl-innovationpark.ch/coronavirus.

We also wish to provide support in a subsidiary and targeted manner. Thus the Foundation Board has approved a support plan with a financial package of CHF 500,000 to assist companies based at the EPFL Innovation Park and the Campus Biotech Innovation Park. This support will be allocated on an individual basis according to the size of the company, the impact of the current crisis on its development and the amount of other federal and cantonal aid potentially obtained. This aid will be granted on a discretionary basis, « à bien plaire ». The allocation does not constitute recognition of any other right or commitment on the part of the EPFL Innovation Park Foundation or EPFL. We would like to point out in this respect that, as our Foundation is itself logically impacted by the current situation, the financial aid is made possible by the bequests received in recent years from Mrs Vittoz and Mrs Zahnd.

Moreover, our individualized support goes beyond the financial aspect. We mobilize our team of coaches and our network of mentors to help you plan and implement the measures required to deal with the situation.

In addition, an authorization process for access to the EPFL site will be proposed in order to allow the use of the infrastructures and equipment that some companies vitally need to regain access to the EPFL site, progressively and in accordance with the conditions of the EPFL’s relaunch. However, this can only be offered when EPFL can guarantee the supervision and operational management of the said facilities. Specific and urgent situations may be submitted to EPFL’s COVID-19 Task-force to evaluate whether an exceptional access solution can be proposed.

This « FEIP COVID-19 » package, including financial support and coaching / mentoring, will be put in place as of next week.

Companies wishing to benefit from this package are invited to register on this link, and provide the requested information. The decision to award or refuse an award, as well as the amount allocated, depends entirely and solely on the discretionary power of the EPFL Innovation Park Foundation and does not give the right to any possible appeal.

Please be assured of our willingness and determination in implementing these measures.

Take care of yourself and your teams and receive our best regards.

Marc Gruber, President
Jean-Philippe Lallement, Directeur

31.3.2020 - COVID 19 - Upcoming support for startups and SME’s based at EPFL Innovation Parkand Campus Biotech Innovation Park

English below

Les mesures indiquées dans ce message ne concernent que les startups et jeunes PME’s technologiques des sites d’Ecublens et de Genève. 

Chers entrepreneurs,

Nous affrontons actuellement une crise sans précédent qui affecte tous les acteurs de notre société et ce, incluant les entreprises de notre écosystème et nous voulons faire notre part pour aider. Nous avons mis plus de 20 ans à bâtir l’EPFL Innovation Park avec vous, nous en sommes fiers et voulons voir l’innovation et les entreprises d’ici continuer sur leur lancée et ce, pendant et après la crise.

De ce fait, l’EPFL Innovation Park a évalué différents scénarios et travaille ardemment pour trouver des solutions adaptées. Nous nous engageons à épauler la communauté dans cette épreuve avec énergie et détermination.

Plus spécifiquement nous sommes en train de finaliser des mesures qui seront annoncées d’ici la fin de la semaine, destinées aux startups et jeunes PME’s technologiques de nos sites d’Ecublens et Genève.

Dans l’intervalle, nous vous rappelons la page consacrée aux mesures déjà annoncées par la Confédération et les Cantons: https://www.epfl-innovationpark.ch/coronavirus

Aussi, sachez que nos coachs restent disponibles pour vous aider dans vos démarches si besoin il y a, vous pouvez les contacter à l’adresse suivante: coaching@epfl-innovationpark.ch

Par ailleurs, la représentante des locataires Louie-Anne Gauthier se tient à votre disposition pour vos remarques et suggestions: representant-locataires@epfl-innovationpark.ch

Nous sommes confiants qu’ensemble nous surmonterons cette crise.

Nous vous souhaitons pleine santé ainsi qu’à vos proches et à vos équipes et reviendrons vers vous d’ici la fin de la semaine pour annoncer notre plan d’aide.

Marc Gruber, Président                                     Jean-Philippe Lallement, Directeur


The measures indicated in this message concern only technology-based start-ups and young SMEs at our sites in Ecublens and Geneva.

Dear entrepreneurs,

We are currently facing an unprecedented crisis that is affecting all players in our society, including the companies in our eco-system, and we want to do our part to help. It took more than 20 years to build the EPFL Innovation Park with you, we are proud of it and we want to see innovation and companies based here continue to thrive during and after the crisis.

As a result, EPFL Innovation Park has evaluated different scenarios and is working hard to find appropriate solutions. We are committed to supporting the community in this challenge with energy and determination.

More specifically, we are finalizing measures to be announced by the end of the week, aimed at technology start-ups and young SMEs at our sites in Ecublens and Geneva.

In the meantime, we would like to remind you of the page dedicated to the measures already announced by the Confederation and the Cantons: https://www.epfl-innovationpark.ch/coronavirus

Also, our coaches are available to help you if you need any help, you can contact them at the following address: coaching@epfl-innovationpark.ch

In addition, the tenant representative Louie-Anne Gauthier is at your disposal for your comments and suggestions: representant-locataires@epfl-innovationpark.ch

We are confident that together we can overcome this crisis.

We wish you, your loved ones and your teams the best of health and will be back to you by the end of the week to announce our support plan.

Marc Gruber, President                                     Jean-Philippe Lallement, Managing Director

16.3.2020 - Horaires d'ouverture de la réception /// Reception opening schedule

ENGLISH BELOW

Chers locataires,

Nous remercions les sociétés qui nous ont fait part de leur gestion de présence/absence des collaborateurs sur le site de l’EPFL Innovation Park.

Le Park se trouve déjà très peu occupé et nous nous attendons à une poursuite de la baisse de fréquentation dans les jours à venir tandis que les cantons renforcent les mesures de protection (Neuchâtel, Jura et désormais Genève, Valais. Le canton de Vaud devrait sans doute suivre prochainement).

Nous avons donc pris la décision de restreindre les horaires d’ouverture de la réception le matin de 8h à 12h.

Les e-mails reçus l’après-midi seront consultés et répondus en mode télétravail.

Pour rappel, en cas de visite inévitable, veuillez respecter les consignes de sécurité et en particulier la distance à au moins un mètre du desk.

Pour le reste, nous vous prions de favoriser :

Nous remercions Nikolina d’assurer ce service continu de réception le matin et Jo le service de réponse des messages l’après-midi.

Meilleures salutations,
EPFL Innovation Park


Dear tenants,

We would like to thank the companies that have informed us of their management of employee presence/absence on the EPFL Innovation Park site.

The Park is already very little occupied and we expect a further decline in attendance in the coming days as the cantons reinforce protection measures (Neuchâtel, Jura and now Geneva, Valais. The canton of Vaud should probably follow soon).

We have therefore taken the decision to restrict the opening hours of the reception desk in the morning from 8am to 12pm.

E-mails received in the afternoon will be consulted and answered in teleworking mode.

As a reminder, in the event of an unavoidable visit, please respect the safety instructions and in particular the distance of at least one meter from the desk.

For the rest, please prefer :

We thank Nikolina for providing the reception service in the morning and Jo for answering messages in the afternoon.

 

Best regards,
EPFL Innovation Park

16.3.2020 - Parking Colladon en libre accès /// Parking Colladon in free access during Covid-19

A very large number of you have followed the recommendations of the authorities and have placed your employees in telework. Nevertheless, some companies, especially those working in laboratories, have had to opt for alternating teams.

To give us an idea, it would be very much appreciated if companies who have employees on site could inform us so that we could have an idea of the number of people on site.

We have already spontaneously received information from some companies last week and would like to thank them for this.

We are aware that some employees who usually commute to the Park by public transport will use the possibility of coming by private vehicle.

Please note that the EPFL car parks are free of charge from today until further notice for all employees of the EPFL Innovation Park. 

No parking checks will be made, except for vehicles that are out of parking lots or preventing access to the emergency services.

With our best regards.
EPFL Innovation Park

13.3.2020 - Fermeture des restaurants de tout le campus /// Closure of all restaurants on campus

>>> ENGLISH BELOW

Chers locataires,

L’EPFL vient de nous annoncer la fermeture de tous les restaurants du campus au moins durant la semaine prochaine.

Veuillez trouver ci-dessous le détail de la communication :

« Compte tenu des mesures annoncées tant au niveau fédéral que cantonal dans la gestion de la crise du COVID-19 et l’extension générale des mesures de télétravail qui vont être annoncées aux collaborateurs de l’EPFL, la Direction a pris la décision de fermer la restauration sur le campus dès ce soir 19h00 au plus tard et pour une durée minimale d’une semaine puisque l’activité résiduelle sera extrêmement faible, voire inexistante. »

Les distributeurs de snacks resteront approvisionnés.

Vous remerciant par avance pour votre compréhension,

EPFL Innovation Park


Dear tenants,

EPFL has just announced the closure of all restaurants on campus for at least the next week.

Please find below the details of the announcement:

“In view of the measures announced at both the federal and cantonal levels in the management of the COVID-19 crisis and the general extension of the teleworking measures that will be announced to EPFL employees, the Management has decided to close the campus restaurant as of tonight at 7:00 pm at the latest and for a minimum period of one week since the residual activity will be extremely low, if not non-existent. »

 The snack machines will remain stocked.

Thanking you in advance for your understanding,

EPFL Innovation Park

 

13.3.2020 - Coronavirus: informations complémentaires /// additional information

>>> ENGLISH BELOW

Chers locataires,

Compte tenu de la situation sanitaire actuelle, plusieurs sociétés du Park nous ont déjà fait savoir que soit tout leur personnel était en télétravail, soit en présence alternée (par exemple une semaine sur deux) afin de limiter au maximum la propagation du COVID-19.

Nous vous recommandons très fortement d’encourager de telles approches et en particulier le télétravail.

Par ailleurs de notre côté, nous avons pris les mesures suivantes au sein de la Fondation EPFL Innovation Park :

RECEPTION

  • A ce stade, notre réception reste ouverte mais doit se limiter aux demandes impératives d’interactions physiques (remise des cartes camipro par exemple)
  • En cas de visite inévitable, veuillez respecter les consignes de sécurité et en particulier la distance à au moins un mètre du desk
  • Pour le reste, nous vous prions de favoriser les appels téléphoniques au 021 353 8000 ou les demandes par e-mail reception@epfl-innovationpark.ch

 EQUIPES INTERNES

  • Nos équipes fonctionneront partiellement en mode télétravail alterné. Veuillez également privilégier les contacts par téléphone ou par e-mail.
  • Pour éviter le risque de contamination, il nous est également interdit d’inviter des hôtes sur le lieu de travail à des fins professionnelles, sans validation préalable de notre Direction.
  • Et il nous a été demandé de différer toutes rencontres privées sur site.

Nous vous recommandons également de vous inspirer de cette démarche.

Vous remerciant par avance de votre compréhension,

Meilleures salutations,
EPFL Innovation Park


Dear tenants,

In view of the current health situation, several companies in the Park have already informed us that all their staff are either teleworking or using alternating presence (e.g. every other week) in order to limit the spread of COVID-19 as much as possible.

We strongly recommend that you encourage such approaches and in particular teleworking.

On our side, we have taken the following measures within the EPFL Innovation Park Foundation:

RECEPTION

  • At this stage, our reception remains open but physical interactions must be limited to imperative requests (i.e. delivery of camipro cards for example).
  • In such event, please observe the safety instructions and in particular the distance of at least one meter from the desk.
  • For other requests, please use telephone calls to 021 353 8000 or requests by e-mail reception@epfl-innovationpark.ch

INTERNAL TEAMS

  • Our teams will operate partially in alternate telecommuting mode. Please also give preference to contacts by phone or e-mail.
  • To avoid the risk of contamination, we are also prohibited from inviting guests to our workplace for business purposes without prior approval from our Management.
  • And we have been asked to postpone any private meetings on site.

We also recommend that you proceed as such.

We thank you in advance for your understanding,

Best regards,
EPFL Innovation Park

12.3.2020 - Coronavirus - Manifestations et voyages /// Events and travel

ENGLISH BELOW

Chers Locataires,

Veuillez trouver ci-dessous pour information le message que l’EPFL a adressé ce jour à ses collaborateurs concernant plus spécifiquement les manifestations et les voyages.

Nous attirons notamment votre attention sur les recommandations relatives aux voyages privés pendant les périodes de congés de vos collaborateurs.

Meilleures salutations,
EPFL Innovation Park


Dear tenants,

Please find below for information the message that EPFL has sent today to its employees concerning more specifically events and travel.

In particular, we draw your attention to the recommendations concerning private travel during your employees’ holidays.

Best regards,
EPFL Innovation Park

 

***

>>> English below

Vous trouverez ci-dessous un point de situation concernant les dernières décisions prises pour les manifestations et événements à l’EPFL ainsi que les interdictions de voyages.

MANIFESTATIONS

Tous les événements à l’EPFL et au SwissTech Convention Center qui ont lieu jusqu’au 19 avril 2020 compris sont annulés ou reportés. Seuls les événements à caractère académique (y compris les soutenances de thèse) et ne comptant pas plus de 150 personnes pourraient être maintenus durant cette période et sous réserve d’une autorisation délivrée par Médiacom Événements. Si votre événement remplit ces conditions, merci de nous contacter pour obtenir ladite autorisation: events@epfl.ch.

Cette décision entre en vigueur dès le jeudi 12 mars 2020. Elle s’applique à tous les événements de l’EPFL où qu’ils aient lieu, y compris les événements dans les quatre sites et extra-muros.

Une réévaluation de la situation sera faite et vous sera communiquée en temps voulu.

VOYAGES PROFESSIONNELS ET ACADÉMIQUES

Les voyages professionnels et académiques en Suisse et à l’étranger sont interdits jusqu’au 19 avril 2020 inclus jusqu’à nouvel ordre. Cette interdiction est valable pour toutes les entités de l’EPFL.

Les trajets impératifs du domicile au lieu de travail ne sont pas concernés.

VACANCES ET VOYAGES PRIVÉS

À ce jour, le risque d’une infection au coronavirus existe dans presque toutes les régions du monde. Nous recommandons fortement aux collaborateurs de ne pas voyager durant leurs vacances ou congés. Nous attirons votre attention sur les recommandations faites par l’Office fédéral de la santé publique (OFSP). Certaines régions pourraient être mises en quarantaine durant votre voyage, nécessitant de prolonger votre séjour sur votre solde vacances.

>>> Recommandations pour les voyageurs (site de l’OFSP)

INVITÉS SUR LE CAMPUS

Il est interdit d’inviter des hôtes sur le campus à des fins professionnelles ou d’études jusqu’à nouvel avis. Nous vous demandons également de différer des rencontres privées sur les sites de l’EPFL. Mieux vaut reporter une rencontre que de prendre le risque de contaminer d’autres personnes.

ABSENCES ET TÉLÉTRAVAIL

Tous les pays du monde sont touchés. Si vous rentrez d’un voyage où la maladie a été formellement identifiée, nous vous demandons de rester 14 jours chez vous. Vous devez contacter votre supérieur hiérarchique et privilégier le télétravail.

Les absences liées au coronavirus – que ce soit dû à une quarantaine, du télétravail ou une absence justifiée – doivent être enregistrées dans le gestionnaire d’absence sous Événements spéciaux > quarantaine COVID-19.

Par contre, les personnes malades – quelle que soit la maladie – doivent l’annoncer sous maladie dans le gestionnaire d’absence.

Afin de ne pas surcharger le système de santé, les personnes malades n’ont plus besoin de fournir un certificat médical jusqu’au 19 avril 2020.

EXPLICATION DES MESURES EPFL

Les mesures prises par l’EPFL pour l’enseignement s’appuient sur des données scientifiques. Elles sont expliquées dans cette vidéo réalisée pour nos étudiants et sont utiles pour toute la communauté.

>>> >>> go.epfl.ch/InfoCoronavirus_10-03-2020

Le site de l’EPFL go.epfl.ch/coronavirus reste le point d’entrée pour vous informer.

Nous vous remercions de votre attention et de votre précieuse collaboration.

Domaine sécurité, prevention et santé
Security, prevention and health domain

EPFL RHO DSPS
Station 4
1015 Lausanne


Here is an update on EPFL’s latest decisions regarding EPFL events and the travel ban.

EVENTS

All events scheduled to be held at EPFL or the SwissTech Convention Center between now and 19 April 2020 have been cancelled or postponed. Only academic events (including thesis defenses) that do not involve more than 150 people are permitted to take place during this period – as long as they have been authorized by Médiacom Événements. If your event meets these conditions, please send an email to the following address to request authorization: events@epfl.ch.

This decision takes effect on Thursday, 12 March 2020. It applies to all EPFL events regardless of where they are to be held – including off-campus events and events at our other four campuses.

The situation will be reassessed and we will update you in due course.

TRAVEL FOR PROFESSIONAL OR EDUCATIONAL PURPOSES

Until further notice, travel for professional or educational purposes within Switzerland or abroad is prohibited until 19 April 2020 (inclusive). This ban applies to all EPFL entities.

You may continue to commute from your home to work if absolutely necessary.

 PRIVATE TRAVEL AND HOLIDAYS

As of today, almost all regions of the world present a risk of infection by the new coronavirus. We strongly advise staff not to travel during their holidays or other leave. Please consult the recommendations of the Federal Office of Public Health (FOPH). Quarantines could be applied to places you travel to, which would require you to extend your stay (and that time will be deducted from your holiday entitlement).

>>> Recommendations for travellers (FOPH website)

 BRINGING VISITORS TO CAMPUS

No one is permitted to bring visitors to campus for professional or educational purposes until further notice. We also ask that you postpone private meetings on EPFL campuses. It’s better to postpone a meeting than risk spreading the disease to other people.

ABSENCES AND WORKING FROM HOME

All countries in the world have been affected. If you return from a trip to somewhere that the coronavirus has been officially detected, we ask you to remain at home for 14 days. You must inform your supervisor and work from home.

Absences related to coronavirus – whether the result of a quarantine/self-isolation, working from home or a justified absence – must be entered into the absence manager (Specific events > quarantine COVID-19).

However, if you are sick – regardless of the cause – you must enter this as sick leave in the absence manager.

To avoid overloading the health system, anyone who is sick is not required to provide a medical certificate until 19 April 2020.

BASIS FOR EPFL’S MEASURES

The classroom-related measures taken by EPFL are based on scientific data. These measures are described in the following video, which was made for students, but they are useful for the entire EPFL community to know.

>>> >>> go.epfl.ch/InfoCoronavirus_10-03-2020

Please continue to visit the go.epfl.ch/coronavirus website for the latest information.

Thank you for your cooperation.

Domaine sécurité, prevention et santé
Security, prevention and health domain

EPFL RHO DSPS
Station 4
1015 Lausanne

12.3.2020 - Devoir d'information de la part des locataires /// information responsibility from our tenants

ENGLISH BELOW

Chers locataires,

L’EPFL Innovation Park dénombre plus de 2’500 collaborateurs, sans compter tous les visiteurs externes de chaque entreprise et bien entendu la présence plus générale sur le campus de l’EPFL.

A ce stade, aucun cas de COVID-19 n’a été annoncé à l’EPFL Innovation Park.

Afin de prendre toutes les mesures qui pourraient s’imposer à l’avenir, nous vous demandons de bien vouloir nous informer au plus vite en cas de cas avéré de l’un.e. de vos collaborateurs.trices ou visiteurs.

Veuillez adresser votre message à notre adresse reception@epfl-innovationpark.ch.

Nous vous remercions par avance de votre attention vis-à-vis de la communauté toute entière.

Meilleures salutations,
EPFL Innovation Park


Dear tenants,

The EPFL Innovation Park has more than 2,500 employees, not counting all the external visitors from each company and of course the more general presence on the EPFL campus.

At this stage, no case of COVID-19 has been reported at the EPFL Innovation Park.

In order to take any measures that may be necessary in the future, we ask you to inform us as soon as possible in the event of a confirmed case of one of your employees or visitors.

Please send your message to our address reception@epfl-innovationpark.ch.

Thank you in advance for your attention to the entire community.

Best regards,
EPFL Innovation Park

 

10.3.2020 - Coronavirus: Point de situation au 10 mars 2020 /// Update on 10 March 2020

Chers Locataires,

Veuillez trouver ci-dessous pour information le message que l’EPFL a adressé à ses collaborateurs.

Afin d’éviter l’éventuelle propagation de la maladie, nous vous prions de respecter les consignes sanitaires fixées par l’EPFL.

Concernant les prises de position RH (organisation du télétravail, remboursement de frais de voyages ou autres) chaque entreprise du Park est responsable des mesures prises en son sein.

Comme précédemment demandé, plutôt que de vous rendre physiquement à notre réception, nous vous encourageons à contacter notre équipe par téléphone au 021 353 8000 ou par e-mail reception@epfl-innovationpark.ch

Vous remerciant par avance de votre compréhension,

Meilleures salutations,
EPFL Innovation Park


Dear Tenants,

Please find below for information the message that EPFL sent to its collaborators.

In order to prevent the possible spread of the disease, please respect the health regulations set by the EPFL.

Regarding HR positions (organization of telework, reimbursement of travel or other expenses) each company is responsible for its measures.

As previously requested, we encourage you to contact our reception by phone rather than going physically to the desk : 021 353 8000 or reception@epfl-innovationpark.ch.

Thanking you in advance for your understanding,

Best regards,
EPFL Innovation Park

***

 À TOUTES LES COLLABORATRICES ET TOUS LES COLLABORATEURS EPFL – TO ALL EPFL STAFF

>>> English below

Vous trouverez ci-dessous un point de situation concernant les dernières décisions de l’EPFL auxquelles nous vous demandons de vous conformer et un rappel des mesures de précaution requises.

NOTRE RESPONSABILITÉ
La santé de toutes les personnes qui travaillent, étudient et vivent sur le campus de l’EPFL est notre priorité, à Écublens comme à Genève, Neuchâtel, Fribourg et Sion. Elle est aussi la responsabilité de chacune et de chacun. Les mesures prises par l’EPFL constituent un effort de responsabilisation vis-à-vis des personnes dites « à risque » que nous sommes toutes et tous appelés à côtoyer dans la société, et sur le campus. Tout doit être mis en œuvre pour ralentir la propagation de la maladie.

COMMENT S’INFORMER?
Le site de l’EPFL go.epfl.ch/coronavirus recense toutes les informations actualisées sur le coronavirus (COVID-19). Quelles sont les mesures préventives de l’EPFL? Comment évaluer simplement mon état de santé? Quelles sont les précautions d’hygiène? Ce site vous permet de trouver rapidement toutes les informations utiles.

>>> go.epfl.ch/coronavirus

EMPLOYÉS D’UN GROUPE À RISQUE
Le télétravail est facilité jusqu’à nouvel avis pour les collaborateurs faisant partie d’un groupe à risque.

>>> Groupes à risque et évolution de la maladie (site de l’OFSP)

Les collaborateurs faisant partie d’un de ces groupes prennent contact avec leur supérieur hiérarchique pour convenir des modalités d’un éventuel télétravail. En cas d’impossibilité de télétravail, le supérieur hiérarchique contacte son répondant aux Ressources humaines.

VOYAGES PROFESSIONNELS ET ACADÉMIQUES
Les voyages professionnels ou académiques en Suisse et à l’étranger à caractère non essentiel doivent être remplacés par des visioconférences comme Zoom.

VACANCES ET VOYAGES PRIVÉS
Jusqu’à nouvel avis, nous recommandons fortement aux collaborateurs de ne pas voyager à l’étranger durant leurs vacances ou congés.

S’ils ont malgré tout voyagé dans les zones touchées telles que définies ci-dessous (voir QUARANTAINE ET TÉLÉTRAVAIL), les collaborateurs doivent suivre les instructions liées à la quarantaine.

Les trajets des personnes frontalières entre l’EPFL et leur domicile ne sont pas concernés.

>>> Plus d’informations sur les vacances et voyages privés

QUARANTAINE ET TÉLÉTRAVAIL
Presque toutes les régions du monde présentent un risque d’infection par le nouveau coronavirus. C’est pourquoi, depuis le 8 mars 2020, l’Office fédéral de la santé publique (OFSP) ne définit plus de «zones touchées».

Toutefois, si vous avez séjourné dans l’une des zones énumérées ci-dessous entre le 25 février et le 8 mars 2020, vous devez vous conformer aux règles de quarantaine et informer votre supérieur hiérarchique.

Liste des zones:

  • la Chine, y compris Hong Kong
  • le Japon
  • l’Iran
  • la Corée du Sud
  • Singapour
  • l’Italie

REMBOURSEMENT DES FRAIS DE VOYAGE
Un certain nombre de questions se posent en lien avec l’impact financier du coronavirus sur les questions d’éligibilité des coûts encourus sur les projets financés par des fonds de tiers et sur l’annulation de voyages. Retrouvez les principales informations en ligne.

>>> Éligibilité des coûts et assurances annulation

SUPPRESSION DE MANIFESTATIONS
Suite à la décision du Conseil fédéral du 28 février dernier, les manifestations de plus de 1000 personnes restent interdites jusqu’au 15 mars 2020 au moins. Par mesure de précaution, l’École analyse la tenue des manifestations de moins de 1000 personnes. La tenue des événements au-delà du 15 mars sera réévaluée en temps utile. Et les organisateurs en seront naturellement informés prioritairement.

>>> Événements annulés EPFL et SwissTech Convention Center

RÈGLES D’HYGIÈNE ET DE CONDUITE
Il est absolument essentiel de continuer à respecter des mesures simples pour lutter contre la propagation du coronavirus.

>>> Comment nous protéger

Nous vous remercions de votre précieuse collaboration et continuerons naturellement à vous informer régulièrement des impacts pour la communauté EPFL.

Domaine sécurité, prévention et santé (DSPS)

Here is an update on EPFL’s latest decisions – which we ask you to carefully comply with – along with a reminder of the mandatory preventive measures.

SHARED RESPONSIBILITY
Our number one priority is the health of everyone who lives, works or studies on EPFL’s campuses in Ecublens, Geneva, Neuchâtel, Fribourg and Sion. And each and every one of us has a part to play in this. The measures that EPFL has taken reflect our shared responsibility to protect those who are at especially high risk – people whose lives intersect with ours both on campus and around town. We must do all we can to slow the spread of this disease.

STAY INFORMED
EPFL has a dedicated page – go.epfl.ch/coronavirus – where you can find the most recent information on coronavirus (COVID-19). What preventive measures has EPFL put in place? Is there a simple way to assess my current level of risk? What hygiene precautions should I be taking? This website is a quick source of up-to-date information.

>>> go.epfl.ch/coronavirus

EMPLOYEES IN AN ESPECIALLY HIGH RISK GROUP
Until further notice, it is now easier for employees who are in one of the especially high risk groups to work from home.

>>> People at especially high risk and progression of the disease

Employees who are in one of the especially high risk groups should contact their supervisors in order to agree on an arrangement for working from home. If working from home is not an option, the supervisors must contact their HR manager.

TRAVEL FOR PROFESSIONAL AND EDUCATIONAL PURPOSES
Any non-essential travel within Switzerland or abroad for professional or educational purposes must be replaced by video conferences (such as with Zoom).

HOLIDAYS AND TRAVEL FOR PERSONAL REASONS
Until further notice, we strongly advise staff not to travel abroad during their holidays or other leave.

Staff members who have travelled to one of the affected areas listed below (under SELF-ISOLATION AND WORKING FROM HOME) must follow the self-isolation guidelines.

Cross-border workers may continue to commute between their home and EPFL.

>>> Vacation and private travel

SELF-ISOLATION AND WORKING FROM HOME
Almost all regions of the world present a risk of infection by the new coronavirus. That’s why the Swiss Federal Office of Public Health (FOPH) stopped referring to “affected areas” on 8 March 2020.

However, if you have spent time in an affected area between 25 February and 8 March 2020, you must comply with the self-isolation rules and inform your supervisor of this situation.

List of areas:

  • China, including Hong Kong
  • Japan
  • Iran
  • South Korea
  • Singapore
  • Italy

RECLAIMING TRAVEL COSTS
The spread of coronavirus is disrupting project-related travel plans, and you may have questions about whether third-party funds cover prepaid costs and what to do if you have to cancel a trip. We have prepared some useful guidance on this subject.

>>> Reclaiming costs, travel cancellation insurance

EVENT BAN
Following the Swiss Federal Council’s decision on 28 February, events with more than 1,000 people have been banned until at least 15 March 2020. Just to be safe, the School is also considering banning events with fewer than 1,000 people. Decisions on events scheduled to take place after 15 March will be made in due course. The event organizers will be informed immediately of these decisions.

>>> Cancelled events (EPFL and SwissTech Convention Center)

HYGIENE RULES AND SAFE BEHAVIOR
Everyone must continue to comply with a number of basic measures in order to prevent coronavirus from spreading.

>>> Basic preventive measures

We will continue to provide regular updates on the impact of this situation on the EPFL community. Thank you for your cooperation.

Security, Prevention and Health Domain (DSPS)

 

 

 

 

02.3.2020 - Coronavirus update : Suppression d’événements sur le campus et restrictions de voyage /// Campus events cancelled, travel restrictions

Chers Locataires,

Veuillez trouver ci-dessous une communication du département Sécurité, Prévention et Santé de l’EPFL.

Par ailleurs, dans la mesure du possible, nous vous invitons à privilégier les appels téléphoniques auprès de notre réception plutôt que les visites.

Cordialement,
EPFL Innovation Park


Dear Tenants,

Please find below a communication from the Security, Prevention and Health Department of EPFL.

Furthermore, whenever possible, we invite you to call our reception rather than visit us.

Best regards,
EPFL Innovation Park

***

À TOUS LES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ EPFL – TO ALL MEMBERS OF THE EPFL COMMUNITY

>>> English below

En lien régulier avec le médecin cantonal et les autorités fédérales, le Domaine sécurité, prévention et santé (DSPS) suit attentivement l’évolution du coronavirus (COVID-19).

Au vu de la flambée de cas en Suisse et suite aux décisions du Conseil Fédéral, vous trouverez ci-dessous un point de situation concernant les dernières évolutions et un rappel des mesures de précaution requises en accord avec les autorités sanitaires.

  1. Suppression de manifestations

Le Conseil fédéral a décidé ce jour de déclarer la situation qui prévaut actuellement en Suisse de situation particulière au sens de la loi sur les épidémies. En conséquence, les manifestations de plus de 1000 personnes sont interdites. L’interdiction entre en vigueur avec effet immédiat et vaut jusqu’au 15 mars 2020 au moins, dans le but d’endiguer la propagation du coronavirus en Suisse.

Suite à cette décision, l’EPFL se voit dans l’obligation de:

  • Reporter FORWARD, le forum de l’innovation pour les PME (organisé conjointement avec Ringier) au 8 juin 2020.
  • Annuler Artiphys, la soirée de la section de physique.

La tenue des événements au-delà du 15 mars sera réévaluée en temps utile. Pour toute question concernant la tenue d’un événement, vous pouvez contacter le 021 693 51 27 ou par e-mail à events@epfl.ch

  1. Mesures préventives et de quarantaine actualisées au 28.02.2020

RÉGIONS TOUCHÉES

L’Office fédéral de la santé publique considère qu’une région est touchée lorsqu’on observe une transmission permanente du virus de personne à personne ou lorsqu’on peut supposer qu’une telle propagation se produit.

À l’heure actuelle selon les autorités sanitaires, les régions touchées sont :

  • la Chine
  • l’Iran
  • la Corée du Sud
  • Singapour
  • Le nord de l’Italie (la Lombardie, le Piémont et la Vénétie).

VOYAGES: MESURES PRÉVENTIVES

L’EPFL a décidé de prendre les mesures préventives suivantes pour les régions touchées listées ci-dessus:

  • Les voyages professionnels ou d’études à destination de ces régions sont interdits pour tout collaborateur et étudiant de l’EPFL jusqu’à nouvel avis.

Si vous revenez d’une région touchée ou si vous êtes revenu récemment d’une région touchée:

  • Vous ne devez pas revenir à l’EPFL pour travailler ou étudier. Ceci est valable pour toute la population de l’EPFL, ainsi qu’aux personnes invitées sur le campus.
  • Vous devez télétravailler ou étudier chez vous pour une période de 14 jours à compter de la date de retour. (Outils et services pour télétravailler)
  • Les collaborateurs et les doctorants doivent informer leur supérieur hiérarchique par email. Les étudiants doivent informer leur Section par email.

En cas de symptômes:

Vous avez des difficultés respiratoires, de la toux, de la fièvre?

  • Restez chez vous.
  • Évitez les rassemblements publics.
  • Contactez par téléphone votre médecin ou une institution de santé et suivez leurs instructions.
  • Signalez que vous avez séjourné dans un pays touché récemment et que vous présentez des symptômes.
  • Si vous logez dans une résidence pour étudiants ou un logeur privé, signalez-le au médecin.

Si vous n’avez pas de médecin traitant à proximité, vous pouvez contacter la Centrale des médecins au 0848 133 133.

CONFÉRENCES, INVITATIONS, RENCONTRES

A ce stade, nous vous recommandons instamment de ne pas inviter sur le campus à des fins professionnelles, d’études ou privées des personnes qui séjournent dans des régions touchées. Mieux vaut différer une rencontre que de prendre le risque de contaminer d’autres personnes. Et vous avez toujours la possibilité de faire vos meetings en visioconférence via Zoom.

Nous en profitons pour vous rappeler les précautions d’hygiène suivantes identiques à celles pour une grippe :

  • Lavez-vous régulièrement les mains à l’eau et au savon ou avec un désinfectant pour les mains. Des distributeurs automatiques ont été mis à disposition en différents points du campus.
  • En cas de toux ou d’éternuement, couvrez votre bouche ou nez avec le creux de votre coude, utilisez des mouchoirs
  • En cas de fièvre ou de toux, restez à la maison.

Retrouvez les informations actualisées sur go.epfl.ch/coronavirus.

En outre, nous vous invitons à télécharger dès aujourd’hui l’app EPFL Campus. Les messages urgents seraient diffusés notamment à travers ce canal.

Nous vous tiendrons informés de l’évolution de la situation si de nouvelles mesures devaient être prises sur le campus.

Domaine sécurité, prévention et santé (DSPS)

EPFL’s Security, Prevention and Health team (DSPS) is in regular contact with the cantonal doctor and the federal authorities and is keeping close tabs on the spread of the coronavirus (COVID-19).

We have prepared this update following the rise in the number of cases in Switzerland and the decisions of Switzerland’s Federal Council. Please take careful note of this update, which includes the latest developments and the precautionary measures required by the health authorities.

  • Large events have been banned

Invoking the Federal Epidemic Act, the Federal Council today classified the current situation in Switzerland as a particular situation. As a result, events with more than 1,000 people have been banned. This measure takes effect immediately and will remain in place until at least 15 March 2020, in order to contain the spread of coronavirus in Switzerland.

Following this decision, EPFL is required to:

  • postpone FORWARD, the innovation forum for SMEs (organized together with Ringier), which will now take place on 8 June 2020
  • cancel Artiphys, the physics section’s upcoming evening event. 

Decisions on events scheduled to take place after 15 March will be made in due course. If you have any questions about whether a given event will be held, please call 021 693 51 27 or send an email to events@epfl.ch.

  • Preventive measures and quarantine – 28 February 2020 update

AREAS AFFECTED BY CORONAVIRUS

The Federal Office of Public Health considers an area to be affected if the coronavirus continues to be transmitted from person to person or can be assumed to be spreading in this way.

According to the health authorities, the following areas are affected:

  • China
  • Iran
  • South Korea
  • Singapore
  • Northern Italy (Lombardy, Piedmont and Veneto).

TRAVEL: PREVENTIVE MEASURES

EPFL is applying the following preventive measures for the affected areas listed above:

  • EPFL students and staff may not travel to any of these areas for professional or educational purposes until further notice.

If you are returning, or have recently returned, from an affected area:

  • Do not go to the EPFL campus for work or school. This applies to the entire EPFL community and anyone who has been invited to campus.
  • You must work/study from home for 14 days from the date on which you returned (Software and services designed for working remotely).
  • Staff members and PhD students must inform their supervisor via email; Bachelor’s and Master’s students must inform their section via email.

If you show any symptoms:

Are you having trouble breathing? Do you have a cough or fever?

  • Stay home.
  • Avoid crowds.
  • Call your doctor or a health center and follow their instructions.
  • Tell them that you traveled recently to one of the affected areas and that you’re showing symptoms.
  • Also let them know if you live in student housing or are renting a room in a private house.

If you don’t have a primary care doctor nearby, you can call Vaud Canton’s medical hotline at 0848 133 133.

CONFERENCES, INVITATIONS, MEETINGS

We urgently advise you not to invite people from any of the affected areas to EPFL for professional, educational or personal reasons. It’s better to postpone face-to-face meetings rather than risk spreading the disease. You can always hold video conferences using Zoom.

We also reiterate the following hygiene precautions, which are the same as those recommended to avoid getting the flu:

  • Wash your hands regularly with soap and water or use a hand sanitizer. Automatic sanitizer dispensers have been installed in various parts of the campus.
  • If you need to cough or sneeze, do so into the crook of your elbow, or use tissues.
  • If you have a cough or fever, stay home.

For the latest news, go to go.epfl.ch/coronavirus.

We also encourage you to download the EPFL Campus app immediately. That’s one of the places where urgent messages will appear.

We will keep you up to date on the situation and let you know if any new measures are put in place on campus.

Security, Prevention and Health Domain (DSPS)

Domaine sécurité, prevention et santé
Security, prevention and health domain

EPFL RHO DSPS
Station 4
1015 Lausanne

 

27.2.2020 - Coronavirus : Informations suite à la progression en Europe /// Coronavirus: Update on the situation in Europe

ENGLISH BELOW

Chers locataires,

Un très grand nombre d’entre vous ont suivi les recommandations des autorités et ont placé leurs collaborateurs en télétravail.

Néanmoins certaines entreprises, notamment travaillant en laboratoires, ont dû opter pour le travail en alternance des équipes.

Pour nous faire une idée, ce serait très apprécié si les entreprises qui ont des collaborateurs sur site pouvaient nous en informer afin que nous ayons une idée du nombre de personnes présentes.

Nous avons déjà reçu spontanément l’information de certaines entreprises en fin de semaine dernière et les en remercions vivement.

Nous comprenons que certains collaborateurs se déplaçant habituellement sur le site en transports publics utilisent la possibilité de venir actuellement en véhicule privé.

Sachez que les parkings de l’EPFL sont libres d’accès dès aujourd’hui et jusqu’à nouvel avis pour tous les collaborateurs de l’EPFL Innovation Park. 

Aucun contrôle de stationnement ne sera fait, exception des véhicules hors case ou gênant les accès aux secours.

Avec nos meilleures salutations.
EPFL Innovation Park


Dear tenants,

A very large number of you have followed the recommendations of the authorities and have placed your employees in telework.

Nevertheless, some companies, especially those working in laboratories, have had to opt for alternating teams.

To give us an idea, it would be very much appreciated if companies who have employees on site could inform us so that we could have an idea of the number of people on site.

We have already spontaneously received information from some companies last week and would like to thank them for this.

We are aware that some employees who usually commute to the Park by public transport will use the possibility of coming by private vehicle.

Please note that the EPFL car parks are free of charge from today until further notice for all employees of the EPFL Innovation Park. 

No parking checks will be made, except for vehicles that are out of parking lots or preventing access to the emergency services.

With our best regards.
EPFL Innovation Park

 

Recipients of this message according to the roles registered in our CRM tool: Site Managers, Security, Administrative

 

Useful links for COVID-19

30.5.2020 - Switzerland's lockdown has sharply reduced the cases of COVID-19

EPFL researchers have modeled the effects of measures taken in the country to slow the spread of coronavirus. According to their estimates, the contamination rate has fallen by between 53% and 92%, depending on the canton, and people’s movements have been reduced by 30% to 80%. Read more on EPFL news

04.5.2020 - Gradual reopening of the EPFL campuses and other sites

04.5.2020 – Research activities at EPFL will gradually resume starting Monday, 4 May. The restart plans, which are designed to ensure compliance with social distancing requirements, have now been finalized. Everything has been done to protect the health and well-being of those staff members who return to campus.

COVID-19 Cases in Switzerland

Dashboard of number of COVID-19 in Switzerland : corona-data.ch/

07.4.2020 - EPFL Research initiatives to fight COVID-19

EPFL’s COVID-19 academic committee has given the green light to more than a dozen research projects directly addressing the new coronavirus pandemic. The researchers will work on priority aspects of the epidemic, such as tracking contagion, diagnostics and testing, cure and vaccines. Learn more about the projects

26.2.2020 - EPFL epidemiologist Marcel Salathé gave a lecture on the 2020 spread of the COVID-19 new Coronavirus.

EPFL epidemiologist Marcel Salathé gave a lecture on the 2020 spread of the COVID-19 new Coronavirus. Watch the video.

other videos on EPFL Youtube channel

30.3.2020 - VCs offer 7 coronavirus tips for startups (Sifted)

30.3.2020 – The coronavirus pandemic has, and will continue, to make entrepreneurs’ jobs harder. In response, VCs are offering advice to guide startups through the storm.

We spoke to Angular Ventures, Future Shape, Serena Capital and more to gather their tips on battling coronavirus conundrums.

Sifted’s Marie Mawad reports from Paris.